Порядок работы с входящими документами банка

Все входящие документы в общей системе документооборота в организации проходят несколько этапов, каждый из которых мы разберем более подробно. Этап 1: получение корреспонденции. В каждой организации он может быть построен по-разному. Существенная часть документов приходит заказными письмами Почтой России. Для этого работнику организации необходимо предъявить сотруднику почты извещение о прибывшем отправлении приносят почтальоны и доверенность.

Исходящие документы имеют следующие дополнительные атрибуты: Документ-основание. Этот атрибут есть всегда, так как исходящий документ всегда порождается на основе или входящего или внутреннего. Список рассылки. Контрольный срок ответа. Данный атрибут встречается редко и не во всех организациях.

Учетная карточка конфиденциального документа (оборотная сторона)

Все входящие документы в общей системе документооборота в организации проходят несколько этапов, каждый из которых мы разберем более подробно. Этап 1: получение корреспонденции. В каждой организации он может быть построен по-разному. Существенная часть документов приходит заказными письмами Почтой России. Для этого работнику организации необходимо предъявить сотруднику почты извещение о прибывшем отправлении приносят почтальоны и доверенность.

Любому сотруднику, не обладающему полномочиями на получение корреспонденции для организации, прибывшее отправление на почте не отдадут.

И либо перепоручают это другому сотруднику например, нанимают курьера на полставки , либо идут по пути неофициальной договоренности с местным почтальоном о персональной доставке корреспонденции для своей организации. Этап 2: первичная обработка входящей корреспонденции Первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется в день ее приема.

При доставке в нерабочее время — на следующий рабочий день. Первичная обработка включает в себя всю подготовительную процедуру: 2. Проверка правильности указания адресата. Нередко почта ошибается — по адресу вашей организации может быть доставлен пакет для другого адресата с другим адресом. Не вскрывайте такой пакет. Отложите его для возврата на почту. Вскрытие конверта. Конверты с деловыми письмами желательно вскрывать канцелярским ножом или портативным конвертовскрывателем, так как при распространённом отрыве поперечного края письма весьма вероятно повреждение части документа вместе с подписями и печатями.

Хотя работать канцелярским ножом еще надо приноровиться, да и по времени это более затратно, такой способ вскрытия конвертов — более надежный и практически гарантирует сохранность входящего документа без повреждений. Эти отправления регистрируются на самом конверте без вскрытия, и передаются адресату. Проверка количества поступившего в отправлении приложений. Зачастую документ прибывает в организацию с сопроводительным письмом. А бывает, что сопроводительное есть, а приложений к нему, указанных в сопроводительном письме, — нет.

Очень редко, но при наличии спорных ситуаций с контрагентами бывает ситуация, когда при вскрытии заказного письма обнаруживается… чистый лист бумаги. Кириши, 1-й Вакуровский проезд, д. Москва, Маяковский тупик, д. Отправление принято с неполным пакетом документов.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.

При недостаче вложений, повреждении документов или приложений к ним необходимо сообщить в тот же день отправителю в письменной форме. Порядок работы с входящими документами Среди учредительных и прочих документов банка весьма перспективным с точки зрения анализа.

Составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки, в остальных случаях конверты уничтожаются. Отмечено недостаточное использование в планировании и управлении подготовкой производства сетевых методов. Остальные признают состав и качество нормативов недостаточными. Внимание Более двух третей опрошенных специалистов считают, что производственная структура органов подготовки производства не соответствует условиям работы. Большинство сочло целесообразным осуществить существенную переработку документов, регламентирующих порядок организации подготовки производства. Текст телефонограммы записывается или печатается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. Если в компании необходимо установить иные сроки и разработать дополнительные способы обработки и передачи документов, то эта информация включается в локальный нормативный акт, регламентирующий делопроизводство компании и подлежащий неукоснительному выполнению. Предварительное рассмотрение поступающих документов производится исходя из оценки их содержания, на основании установленного в компании распределения обязанностей между руководством. Документы, прошедшие предварительное рассмотрение, подлежат регистрации и только после этого передаются на рассмотрение руководству компании. Документы, зарегистрированные службой ДОУ, передаются на рассмотрение руководству компании в день их поступления. Размеры одной стороны обложки должны на 0,3—0,5 см превышать размеры листа формата А4, с тем чтобы предохранить подшитые документы от механических повреждений обычно х мм. В один скоросшиватель том , как правило, не подшивается более листов, при этом толщина тома не должна превышать 4 см. Важно Ведение дел предполагает, помимо регулярной подшивки документов, и составление заполнение описи на них.

Отмечено недостаточное использование в планировании и управлении подготовкой производства сетевых методов.

Основывается на анализе их содержания. Любое обращение к КД, ознакомление с ним в любой форме в том числе случайное, несанкционированное обязательно фиксируется. Этот факт указывается в карточке учета осведомленности сотрудника в конфиденциальной информации.

Глава 1. Документооборот

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров индексов документам. Карточная система регистрации документов Для регистрации документов применяется единая регистрационная карточка. Для того, чтобы ориентироваться в массе карточек, применяют цветовые различия по категориям документов. Журнальная система регистрации документа Журнальная система регистрации используется в том случае, если документооборот предприятия менее 500—600 документов в год. Журнал регистрации входящих документов Журнал регистрации исходящих и внутренних документов Все листы журнала нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго, и прошиваются прочной ниткой. Середины концов нитки склеивают, а затем проставляют печать предприятия и делают надпись, заверяющую правильность оформления.

Порядок работы с входящими документами банка

Организация работы с документами Организация работы с документами — это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получе-ния документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: внутренние документы, поступающие входящие документы и отправляемые исходящие документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения. Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций рис. Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчивается на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации. Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего для входящих документов.

Некоторые секреты входящих документов Порядок работы с входящими документами банка Формат A3 x мм Например: В письмах-ответах на поручения вышестоящих органов, письмах-ответах на запросы и обращения народных депутатов Украины, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий необходимо обязательна ссылка на индекс и дату, указанные в документе корреспондента, что направил документ, на который дается ответ.

Отмечено недостаточное использование в планировании и управлении подготовкой производства сетевых методов. Остальные признают состав и качество нормативов недостаточными. Внимание Более двух третей опрошенных специалистов считают, что производственная структура органов подготовки производства не соответствует условиям работы. Большинство сочло целесообразным осуществить существенную переработку документов, регламентирующих порядок организации подготовки производства.

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как заносить входящие документы и для чего это нужно? bespalchikov.ru
Похожие публикации