Что должно быть в личном деле сотрудника организации 2020

Сокращение на работе: инструкция для кадровика Личное дело — это совокупность документов, в которых отражены сведения о трудовой деятельности лица и его биографические данные. В частности, об образовании, военной службе, семейном положении, место жительства, государственные награды и поощрения. Работа с личными делами перед всем предусматривает обязательное их ведение на работников определенных категорий, и тех, кто работает по совместительству. На всех других работников личное дело ведется по возможности. Формирование личного дела предусматривает определенную последовательность документов, состав которых определен законодательством.

Обязательное ведение личных дел работников предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст. В негосударственных компаниях обязательность и порядок ведения определяется ЛНА работодателя. На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников: руководители — глава предприятия, его заместители, помощники; руководители структурных подразделений и их заместители; главные ведущие специалисты; работники, на которых возложена полная материальная ответственность; работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности; работники, обеспечивающие функционирование аппарата управления деятельностью предприятия. Однако во многих организациях такие подборки заводятся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы включая технический персонал , так как удобно иметь информацию о каждом в одном месте. Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле Вести личные дела необязательно. Но это не значит, что удастся спрятать их от инспектора, который придет с проверкой.

Ведение личных дел работников школы

Какие документы можно хранить в личном деле: список Собирайте и обрабатывайте персданные в соответствии с установленными правилами. Например, при трудоустройстве вы вправе только попросить соискателя показать в кадровой службе паспорт, военный билет, диплом и так далее. На их основании внесите все сведения в карточку, после чего оригиналы документов возвратите соискателю. Исключения установлены для государственного и муниципального сектора. В папки включают ряд документом, в том числе и ксерокопии паспортов.

Решив хранить ксерокопии документов в папках с делами сотрудников, получите их согласие не только на обработку, но и на хранение копий соответствующих документов. В согласии должна быть указана конкретная цель хранения ксерокопий документов.

Кадровику стоит проверить нормативное обоснование для хранения таких ксерокопий. Судебная практика показывает, что нельзя хранить копии личных документов работников, если на это нет достаточных оснований. Учитывайте, что должно быть в личном деле сотрудника. Если ксерокопии содержатся в папке без основания, цели и полученного согласия, организацию могут при проверке оштрафовать на крупную сумму.

Основание: статья 13. Эти копии обяжут немедленно уничтожить. Если при проверке выяснилось, что копии по-прежнему находятся в папке, их необходимо уничтожить в течение 30 дней после того, как была достигнута цель обработки.

Например, в папке находится справка о рождении ребенка, а пособие уже выплачено. Порядок уничтожения таких документов законом не установлен. Работодатель вправе определить его самостоятельно. Оформление личного дела сотрудника: образец по ГОСТу. Внутренняя опись документов При оформлении папки сразу составьте ее внутреннюю опись.

Сделать это рационально при приеме сотрудника на работу. Подшейте все дела, опишите. Добавляйте опись по мере поступления в папку новых документов вплоть до момента увольнения сотрудника. Если дела подшили без описи, составьте ее и приклейте с внутренней стороны обложки.

Такой порядок указан в п. Подписывает внутреннюю опись сотрудник, которого назначили ответственным за ее составление. Перед сдачей дела в архив укажите количество документов, находящихся в деле, количество листов описи. Итоговую запись внесите на внутреннюю сторону описи. Такие правила установлены указанным Приложением. Из статьи вы узнаете, все ли документы нужно вносить в личное дело и как вносить сведения в уже сформированную опись.

Как оформить документы при ведении личных дел работников Следуйте простым правилам, чтобы сохранить порядок в бумагах. Правило 1. Располагайте документы в деле по мере их поступления в хронологическом порядке. Правило 2. В папке должно находиться не более 250 листов. Если их больше, необходимо оформить второй том с учетом п.

Правило 3. Все листы личного дела пронумеруйте арабскими цифрами, используя простой графитный карандаш или нумератор. Учитывайте, что нельзя применять чернила и цветные карандаши. Правило 4.

Нумерацию проставляйте на каждом листе. Не нужно пронумеровывать все страницы. Внутреннюю опись нумеруйте отдельно от документов, которые хранятся в папке. Где и сколько хранить папки для личных дел сотрудников Папки храните в отделе кадров на всех сотрудников, которые в настоящий момент продолжают работать в организации.

Передайте в архив все дела тех, кто уже уволился из компании. Чтобы произвести передачу, личное дело работника прошейте на четыре прокола, поместив в твердую обложку, или переплетите. Сделать все нужно так, чтобы каждый лист легко можно было прочитать, при необходимости просмотреть соответствующие реквизиты. Перед подшивкой или переплетением удалите со всех документов скрепки. В начало подшейте бланк с внутренней описью, в конце разместите лист-заверитель.

Лист-заверитель дела На обложке запишите дату, когда его окончили вести. Укажите и количество листов, учитывайте все без исключения листы, включая опись и лист-заверитель.

На обложке проставьте дату срока хранения. Сроки хранения Храните 75 лет дела, которые закончены делопроизводством до 1 января 2003 года. Храните 50 лет папки, которые закончены делопроизводством после 1 января 2003 года. Постоянно храните личные дела руководителей. Храните не менее 75 лет папки, которые создали в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой.

Их нужно хранить независимо от даты создания. В статье представлен порядок ведения и хранения дел, даны ответы на самые частые вопросы, задаваемые кадровиками. Личное дело работника: проведение ревизии Проведите ревизию всех дел, чтобы: Проверить данные в личных делах сотрудников. Правильно их оформить. Результаты такой масштабной проверки оформите актом. Общий бланк такого акта законодательством не разработан. Поэтому воспользуйтесь бланками проверки отдельного ведомства.

Соответствующие отметки о проверке папок проставьте в дополнении к личному листку по ведению учета кадров. Вывод Иметь под рукой доступный и упорядоченный источник информации о каждом работающем специалисте весьма удобно. На государственной, муниципальной и военной службе надо вести личное дело работника.

Коммерческие структуры и индивидуальные предприниматели вправе отказаться от необязательной, но практичной формы систематизации всех данных о каждом работнике.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Состав личного дела - Елена Пономарева

Кроме того, в компании должен быть назначен сотрудник, Следует помнить, что копия паспорта в личном деле работника, а также все аналогичные копии обязательно должны быть заверены в установленном порядке . С года чиновники планируют ввести в действие новый. Категории работников, для которых документы личного дела ведут в обязательном Какие документы работника должны быть в личном деле? Совет! Если в вашей организации учет личных дел еще не введен, оформите УВАГА! До 15 листопада маєте скласти номенклатуру справ відділу кадрів

Подробнее о смене наименования организации читайте здесь: Как мы понимаем, Вы внесли изменения в свои уставные документы и в связи с этим нужно изменить кадровые документы организации. Следовательно, в вашем случае речь идет о переименовании организации. Чтобы оформить кадровые изменения при переименовании, вам необходимо: заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам с сотрудниками; внести запись о переименовании организации в трудовые книжки сотрудников образец см. В 4-й графе ставится основание для переименования, его наименование, дата и номер, например: приказ от 01. Порядок записи информации о внесении изменений в трудовую книжку при смене наименования организации регламентируется п. Переименование организации: запись в трудовой книжке Переименование организации: запись в трудовой книжке. То есть новой печатью запись не нужно заверять, она будет стоять при внесении записи об увольнении работника. В личном деле сотрудника предприятия необходимо указать, что произошло переименование организации, прописать дату и номер документа, на основании которого внесена данная запись. Переименование организации и трудовой договор В трудовые договоры с работниками предприятия также нужно внести изменения в связи с переименованием организации. Здесь специалисты-кадровики часто расходятся во мнениях. Но так как закон не определяет четко, как именно поступать в данном случае, то на каждом предприятии руководство само решает, каким образом произвести эту процедуру. Переименование организации — образец записи в трудовой книжке Как должна оформляться запись в трудовой книжке о переименовании организации? Это может быть менеджер по кадрам, бухгалтер, секретарь или любое другое лицо, уполномоченное приказом руководителя. На нем и лежит полная ответственность по хранению, заполнению, учете и выдаче трудовых книжек. Так как это основной документ человека о его трудовой деятельности на протяжении жизни, то и оформлять все изменения необходимо в соответствии с правилами и порядком установленным законодательством. По возможности следует оберегать трудовую книжку от появления в ней ошибочных или неправильно оформленных записей. Эти моменты могут неблагоприятно повлиять на судьбу всей трудовой деятельности и повлечь определенные проблемы, например при выходе на пенсию или при получении определенных льгот.

При этом действующее законодательство не устанавливает для работодателя обязанность по ведению личного дела на педагога или иного работника организации. Ведение личного дела является обязательным для отдельных категорий работников.

Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

Личное дело: правила оформления

Здесь существует жесткий регламент ведения личных дел, прописанный в президентском указе от 01. Дело необходимо заводить сразу после назначения соискателя на государственную должность. Знакомиться с содержанием личных дел сотрудников, кроме работников кадровой службы, могут правоохранительные органы. Однако доступ к документам даже они получают только по предварительному запросу. После ознакомления дела должны вернуться обратно. Для частных предприятий ведение личных дел штатных работников обязанностью не является.

Состав личного дела работника

Как правило, они хранятся в отдельной папке. Чтобы иметь точные сведения о бумагах, находящихся в ней, составляется их опись. Перечень бумаг, которые входят в дело, не регламентирован для частных организаций. Во многом он зависит от специфики работы либо категории сотрудника. Поэтому частники могут самостоятельно его определять и устанавливать. При определении списка документов, которые должны содержаться в личном деле государственного служащего, следует обратить внимание на ст. ФЗ от 27. В них указан перечень документов, связанных с назначением гражданина на должность гражданской службы и ее прохождением. Для кого опись обязательна В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников не является обязанностью каждого работодателя.

Какие документы можно хранить в личном деле: список Собирайте и обрабатывайте персданные в соответствии с установленными правилами.

Третья заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении. На что очень важно обратить внимание Есть несколько ключевых моментов. Первый и основной — это определить, какие документы будут в личном деле и с какой целью они туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

.

Какие документы хранятся в личном деле сотрудника

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как оформить личное дело работника?
Похожие публикации