Документооборот на предприятии как вести протокола

Обране Организация документооборота на предприятии Документооборот — это движение служебных документов в учреждении от даты их создания или получения до даты завершения исполнения или отправки. Начало читай тут Документооборот — это движение служебных документов в учреждении от даты их создания или получения до даты завершения исполнения или отправки. Детализируя эти понятия, можно сказать, что к организации работы со служебными документами относятся: прием, регистрация, рассмотрение документов, обработка и отправка исходящих документов, контроль исполнения документов, составление номенклатур и формирование дел, подготовка дел к хранению и использованию. К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, а именно: — прямоточность движения документов, которая предполагает прохождение документа через наименьшее количество инстанций и исключение возвратных перемещений документов; — избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с функциональными обязанностями; — обусловленность движения документов деловой необходимостью; — единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов; — однократность выполнения каждой операции.

Поступление, рассмотрение и регистрация: входящие, внутренние, исходящие документы. Порядок составления, согласования, утверждения, оформления и использования номенклатуры дел организации. Формирование и оформление дел в делопроизводстве. Представленная подборка аналитических материалов поможет лицам, ответственным за документационное обеспечение управления делопроизводство , правильно организовать документооборот, зарегистрировать входящие, исходящие и внутренние документы, контролировать исполнение документов, составлять номенклатуру дел, формировать и оформлять дела. При небольшом объеме документооборота в организации служба ДОУ может не создаваться.

Документооборот на предприятии как вести протокола

Видео на тему: 019 - 1С:Документооборот. Делопроизводство обработка входящего документа Основные понятия и типология документов. Правильный выбор вида документа. Об утверждении Учетной политики на г.

Доклад заместителя главного бухгалтера Краснова А. Доклад начальника правового управления Смолина А. Документооборот на предприятии как вести протокола Об утверждении Учетной политики на г. Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой собственно заголовки к последующему тексту протокола, который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.

Даже в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных вопросов.

Основную часть текста протокола, т. Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени: Пример 19 СвернутьПоказать 1. Отметил, что она полностью переработана в связи с изменениями, внесенными в Налоговый кодекс Российской Федерации.

Предложил утвердить Учетную политику предприятия на г. Пример 20 1. Текст доклада прилагается. При этом заранее подготовленный доклад должен быть оформлен, подписан и датирован автором, чтобы его можно было действительно оформить в качестве самостоятельного документа-приложения к протоколу.

После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления. Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются также с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать. Да, все группы, которые нужны для правильного отражения основных средств в бухгалтерском учете на нашем предприятии.

В деловой практике за каждым термином закрепилась своя сфера употребления при составлении протоколов. Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием.

С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы в соответствии с номером вопроса в повестке дня. Номер принятого решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса в повестке дня, а вторая — номеру решения по данному вопросу ведь часто бывает, что по одному вопросу повестки дня принимается несколько решений, поручений.

Пример Ответственный — наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя см. Утвердить Учетную политику предприятия на г. Начальнику отдела бухгалтерского учета и налоговой отчетности довести Учетную политику предприятия на г.

Срок — Провести инвентаризацию основных средств предприятия по состоянию на 01 апреля г. Ответственный — председатель постоянно действующей инвентаризационной комиссии Сидоров С. Соблюдение этой формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов и т. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой.

В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола. Пример 24 СвернутьПоказать Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется. Копии ксерокопии оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления документа на исполнение, имеет право удостоверять своей подписью секретарь секретарь заседания или секретарь коллегиального органа по должности , правильно оформляя отметку о заверении копии.

Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее как и на сам протокол не ставится. Если же выписка или копия протокола предназначена для использования вне стен родной организации, на нее стоит поставить оттиск печати. Пример 25 Отметка о заверении копии протокола СвернутьПоказать Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации.

А здесь описан современный опыт , как на практике организовать и задокументировать совещание коллегиального органа, планерку в кабинете руководителя, деловую встречу с важным коммерческим партнером русскоязычным и иностранным. В каждом случае есть свои особенности. Как правильно составить протокол и что обязательно указать в нем, чтобы придать необходимую юридическую силу? В каких случаях и что в него стоит добавлять к необходимому минимуму? Например, построение системы управления документооборотом крупного холдинга, решившего полностью отказаться от бумажных документов, предполагает запуск проекта, несравнимого по масштабам и характеру с проектом внедрения такой же системы, но на небольшом единичном предприятии.

Универсальный инструмент для целей построения систем электронного документооборота также часто используют - 1С СЭД на предприятиях любого масштаба — программу 1С Документооборот фирма 1С разрабатывала как современную ECM-систему Enterprise Content Management.

Решение реализует проверенные методики и имеет функционал, обеспечивающий полный цикл обработки документов на предприятии. Функционал 1С:Документооборот 8 дает возможность: Централизовано и безопасно хранить документы; Регистрировать входящие и исходящие документы; Создавать, хранить и обрабатывать организационные, распорядительные, информационные, справочные и прочие внутренние документы, договоры, служебные записки; Получать оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей; Наладить коллективную работу сотрудников при прозрачном согласовании, утверждении и контроле исполнения документов; Гибкая настройка маршрутизации документов, контроль и анализ исполнительской дисциплины; Производить автоматизированную загрузку документов из электронной почты и со сканера; Вести учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Существует четыре варианта поставки конфигурации 1С:Документооборот 8 1С:Документооборот КОРП для любых предприятий со сложной организационной структурой и развитым, многоуровневым документооборотом.

Может использоваться на российских предприятиях с филиалами или дочерними предприятиями за рубежом, российских предприятиях со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также в филиалах иностранных компаний в России.

Программа 1С Документооборот не имеет отраслевой принадлежности. Благодаря своей универсальности документооборот в 1С легко настраивается и адаптируется под специфику конкретной организации.

Схема документооборота внутри предприятия имеет вертикальную и горизонтальную направленность. Вертикальные документопотоки обеспечивают: прохождение управленческих сигналов сверху вниз, обратную связь, перемещение документов между структурными подразделениями разного уровня. Горизонтальные документопотоки перемещаются между подразделениями, имеющими одинаковый организационный уровень. Схема потока документов в организации По какой форме организовать документооборот на предприятии Организация документооборота на предприятии может быть разработана по одной из трех форм: централизованной: все документы хранят одном подразделении — обычно это входит в функционал канцелярии или секретариата; децентрализованной: документацию распределяют по тем структурным подразделениям, которые осуществляют ее обработку, исполнение и хранение; смешанной: это комбинация первых двух форм.

Организационная структура компании и объем документооборота — это главные факторы, которые определяют выбор формы. Как организовать ведение делопроизводства с нуля Решение для внедрения на предприятии электронного документооборота Протокол ведения переговоров Электронная почта в 1С:Документооборот Чем отличается встроенная и легкая почта в 1С:Документооборот?

В 1С:Документообороте есть легкая и встроенная почта. Исторически СЭД и электронная почта всегда разделялись. Однако это крайне не удобно и малоэффективно, так как обмен файлами внутри компаниями и с внешними адресатами тесно связан с документами и процессами. В данной статье мы поговорим для чего можно использовать встроенную и легкую почту внутри СЭД 1С:Документооборот.

Общие правила составления и оформления протокола Обране Организация документооборота на предприятии Документооборот — это движение служебных документов в учреждении от даты их создания или получения до даты завершения исполнения или отправки. Начало читай тут Документооборот — это движение служебных документов в учреждении от даты их создания или получения до даты завершения исполнения или отправки. Детализируя эти понятия, можно сказать, что к организации работы со служебными документами относятся: прием, регистрация, рассмотрение документов, обработка и отправка исходящих документов, контроль исполнения документов, составление номенклатур и формирование дел, подготовка дел к хранению и использованию.

К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, а именно: — прямоточность движения документов, которая предполагает прохождение документа через наименьшее количество инстанций и исключение возвратных перемещений документов; — избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с функциональными обязанностями; — обусловленность движения документов деловой необходимостью; — единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов; — однократность выполнения каждой операции.

Различают три основных потока документации: — документы, поступающие из других организаций входящие ; — документы, отправляемые в другие организации исходящие ; — документы, создаваемые в организации и используемые работниками этой организации в управленческом процессе внутренние.

Суммарное количество входящих документов и созданных организацией за определенный период месяц, квартал, год составляет объем документооборота. Количественному учету подлежат все без исключения документы — поступившие в том числе нерегистрируемые , отправляемые и внутренние. Ежедневный учет осуществляется при обработке поступивших и отправляемых документов. Организация документооборота на предприятии Поступление, рассмотрение и регистрация: входящие, внутренние, исходящие документы.

Порядок составления, согласования, утверждения, оформления и использования номенклатуры дел организации. Формирование и оформление дел в делопроизводстве. Представленная подборка аналитических материалов поможет лицам, ответственным за документационное обеспечение управления делопроизводство , правильно организовать документооборот, зарегистрировать входящие, исходящие и внутренние документы, контролировать исполнение документов, составлять номенклатуру дел, формировать и оформлять дела.

При небольшом объеме документооборота в организации служба ДОУ может не создаваться. Документооборот на предприятии: правила и принципы Общие положения 1. Ведение Документооборота. Поскольку, ожидать качественного выполнения ведения документооборота возможно только за достойное вознаграждение. Рекомендуется привлекать одного специалиста по ведению документооборота на несколько Товариществ.

Не рекомендуется возложение обязанностей по ведению документооборота разным лицам, так как это предусматривает и деление ответственности и оплаты и отсутствием ясности в обязанностях. Соглашение подписываемое между правлением и лицом исполняющим обязанности в дополнение к основным обязанностям по ведению документооборота должно предусматривать оплату труда за фактически выполненную работу и сдаваемую ежемесячно по акту приема-передачи.

Не исполнение полученных заданий и или принятых на себя в добровольном порядке считается грубым нарушением настоящего положения и устава Товарищества с возложением на виновное лицо предусмотренной ответственности. На лицо заключившее договор ГПХ не распространяются правила внутреннего трудового распорядка и льготы, предусмотренные для работников Товарищества. Председатель правления заверяет документы на основание прямого указания закона и полномочий предусмотренных уставом.

Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы. При этом руководствуются принципом: руководству необходимо доставлять важные документы и избавить его от потока второстепенных, имеющих оперативное значение. Какие документы являются важными — решают в каждом случае индивидуально, опираясь на мнение руководства.

Постановление определено как правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящи перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

Чрезмерная бюрократизация документооборота усложняет деятельность компании. Участники дискуссии поделились своим опытом, как этого избежать. На один контролируемый документ может быть заполнено несколько РКК в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения. Можно ли в системе вести учет документов нескольких организаций? Что такое учет по вопросам деятельности? Что такое гриф доступа и зачем он нужен? К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, а именно:.

Организация документооборота на предприятии Оформление юридически значимых документов и ответственность Инструкции по учету в программах 1С Инструкции по разработке на 1С Консультации по законодательству Книги и периодика Справочная информация База нормативных документов. Руководство по ведению учета 1С:Бухгалтерия 8. Редакция 2. Редакция Базовая версия.

Руководство пользователя 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документооборот в делопроизводстве

Документооборот на предприятии как вести протокола. Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья . Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Журнал « Делопроизводство и документооборот на предприятии» май организация.

Оформление юридически значимых документов и ответственность Как вести электронный документооборот в организации Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Д анная статья — наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки. Протокол — документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом. Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности , коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа. Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами относятся к подсистеме распорядительной документации , которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план. В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы.

Видео на тему: 019 - 1С:Документооборот.

Финансово-экономический документооборот: методы оптимизации Общие правила составления и оформления протокола Инструкции по учету в программах 1С Инструкции по разработке на 1С Консультации по законодательству Книги и периодика Справочная информация База нормативных документов. Руководство по ведению учета 1С:Бухгалтерия 8. Инструкции по сверке реестров счетов-фактур 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3 1С:ERP Управление предприятием 2, редакция 2.

Организация документооборота на предприятии

Основные понятия и типология документов. Правильный выбор вида документа. Каждое предприятие сталкивается с проблемой обработки финансово-экономических документов. Решить ее можно с помощью эффективно организованного документооборота. Для оценки эффективности документооборота используют такую характеристику, как маршрут движения. Задача любого документооборота — сократить и оптимизировать маршрут движения, чтобы каждый поступающий документ как можно быстрее дошел до своего исполнителя, был исполнен и передан далее получателю, руководителю, в архив.

Решение для внедрения на предприятии электронного документооборота Протокол ведения переговоров Электронная почта в 1С:Документооборот Чем отличается встроенная и легкая почта в 1С:Документооборот? В 1С:Документообороте есть легкая и встроенная почта. Исторически СЭД и электронная почта всегда разделялись. Однако это крайне не удобно и малоэффективно, так как обмен файлами внутри компаниями и с внешними адресатами тесно связан с документами и процессами. В данной статье мы поговорим для чего можно использовать встроенную и легкую почту внутри СЭД 1С:Документооборот. В программе 1С:Документооборот почта может быть легкой и встроенной. Для легкой почты характерны следующие особенности: не сохраняется переписка и прикрепленные вложения в информационной базе, возможна отправка и получение писем через почтовый клиент Microsoft Outlook, TheBat! Для встроенной почты справедливы следующие моменты: это полноценный почтовый клиент, все письма, прикрепленные к ним файлы и история переписки хранятся в информационной базе, в зависимости от адресата отправка писем может выполняться как внутренним, так и внешним почтовым сервером. Обычно легкая и встроенная почта вместе не используются.

В то время как регистрация документов предназначена для их учета, поиска и контроля исполнения, документооборот представляет собой движение документов в организации.

Оформление юридически значимых документов и ответственность Как вести электронный документооборот в организации Электронный документооборот в организации позволяет оптимизировать процесс работы с документами на всех стадиях: от составления проекта до утверждения и отправки готового экземпляра. Как внедрить систему электронного документооборота в организации и какова специфика его применения в различных подразделениях компании, расскажем в нашем материале. Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика. Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде.

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Протоколы совещаний. Опыт. Делопроизводство. Внедрение МС ИСО (ГОСТ Р) на практике. Ультракова Раиса
Похожие публикации